El primer paso para lograr ser disciplinados es sentir pasión por lo que hacemos y tener claros nuestros objetivos y planes de acción. Es más fácil crear una rutina que nos lleve a la disciplina cuando cada mes, cada semana y cada día tenemos claro lo que debemos hacer. Un hábito que a mí me funciona muy bien es revisar mis planes de acción el fin de semana para sacar una lista de las tareas que debo llevar a cabo en la semana que va a comenzar. Y cada noche chequeo esa lista de tareas para planificar el día siguiente.
Hay muchas teorías relacionadas con la disciplina y la productividad. Yo estoy convencido de que debe haber un equilibrio entre la productividad laboral y las prioridades personales y familiares. De hecho, creo que existe una relación entre las dos y que nuestro reto es alcanzar el punto ideal para cada uno de nosotros. Es posible que si dedicamos demasiado tiempo a trabajar estemos descuidando otros aspectos de nuestra vida que podrían ser más importantes, incluso, que el mismo trabajo. Aquí vale la pena regresar a nuestro propósito y a la diferencia que hay entre considerar el trabajo y el dinero nuestro propósito principal o una de las metas para alcanzar ese propósito. Es solamente un tema de prioridades.
Cada uno está en su derecho de decidir lo que crea más conveniente y cualquier decisión es igual de respetable. Esto no es correcto o incorrecto. Lo primordial es que, al tomar esa decisión, se tengan en cuenta nuestra salud, nuestras obligaciones, nuestras responsabilidades familiares y personales, y que se respeten las prioridades de nuestro equipo de trabajo.
Les explico con un ejemplo personal. Si yo defino las tareas que voy a hacer hoy y me rindió el día y terminé antes de tiempo, puedo decidir que ese tiempo del que dispongo lo voy a invertir en mí. Es posible que decida hacer masa de pizza para dejarla madurando o alguna carne al horno, o puedo dedicarle tiempo a mi esposa, visitar a mi mamá, ver un partido de fútbol, escuchar música o leer algún tema que me interese. Es posible, también, adelantar tareas para terminar lo que tengo planeado en la semana y, por ejemplo, disponer de tiempo adicional el viernes.
Este esquema me funciona, me ayuda a estar más motivado y a disfrutar mi vida de una manera que considero muy agradable. Lo cierto es que no pienso que el hábito de trabajar sin parar sea adecuado para nadie; es más, estoy convencido de la conveniencia de tener un equilibrio en nuestra vida.
Por otra parte, hay que saber manejar la procrastinación. Es un hecho que no todos los días vamos a sentirnos igual de motivados o que todos los días tengamos las mismas opciones o tentaciones para procrastinar.
Podemos levantarnos un día con muchas ganas de comenzar a trabajar porque las tareas que tenemos nos gustan y nos generan mucha motivación. También es posible que nos paremos de la cama a realizar tareas que tengamos pendientes, pero que no son precisamente de nuestro agrado. Podemos simplemente levantarnos con desaliento porque pasamos mala noche o porque es uno de esos días complicados. Lo importante es que procuremos que los planes de nuestra semana no queden incompletos.
Otro ejemplo personal. Cuando hay ciertos eventos deportivos que quiero ver, prefiero organizar mi tiempo y disfrutarlos sin remordimiento. Lo hago porque sé que puedo recuperar el tiempo y que esto me ayuda a sentirme más motivado. Pienso que, por ejemplo, en Colombia, cuando juega la selección de fútbol las empresas deben incentivar a sus colaboradores a organizar su tiempo para poder ver el partido, sin que esto afecte el cumplimiento de sus compromisos semanales.
Lo que creo es que la procrastinación es parte de la naturaleza humana porque, para la mayoría de nosotros, es virtualmente imposible mantener siempre los mismos niveles de motivación y eficiencia. Lo que debemos hacer es darle manejo y buscar siempre que no interfiera en los planes que nos trazamos.
Siempre debemos buscar que haya avances en nuestros planes, no importa si, en algunos casos, el avance es muy pequeño. Lo importante es siempre ir hacia adelante.
La ejecución requiere disciplina y para ser disciplinado se requiere motivación
Cuando hablo de motivación, hago referencia a la motivación de todos los integrantes de tu equipo, comenzando por ti. Básicamente, debemos buscar que cada colaborador se sienta cómodo con nuestro propósito superior, que sepa con precisión lo que le corresponde hacer, los objetivos que persigue, que tenga suficiente tiempo para su vida personal y que pueda comunicarnos, sin temores, las situaciones que lo afecten y que puedan requerir nuestra atención.
En ese sentido, la principal motivación la debemos buscar encontrando coequiperos que compartan con nosotros nuestro propósito, que crean en nuestra estrategia y que disfruten el trabajo que les corresponde dentro de esta estrategia. Esta es una motivación mucho más poderosa que un buen salario o que una oficina con buena vista. Contratar el equipo adecuado es fundamental para lograr una motivación que haga viable nuestra ejecución, sobre todo cuando la empresa pasa por momentos difíciles.
Para la mayoría de nosotros, tener claro lo que debemos hacer, cómo debemos hacerlo y cuál es nuestro aporte a la estrategia de la compañía resulta indispensable para sentirnos motivados. Una empresa o proyecto en el que se está improvisando constantemente, cambiando de rumbo e implementando acciones sin objetivos claros, va a tener muchas dificultades para que sus empleados se sientan motivados. Esta motivación desempeña un papel fundamental dentro de nuestra ejecución.
Así como nosotros debemos tener un equilibrio entre trabajo y vida personal, en nuestro equipo debe haber el mismo equilibrio. Hacer empresa es un tema de largo aliento y, como tal, requerimos mantenernos motivados durante años y décadas, por lo que, lógicamente, necesitamos que nuestro equipo también esté muy motivado. El equilibrio entre trabajo y vida personal marca una gran diferencia en la motivación y la productividad de la mayoría de las personas.
Actualmente, existen muchas formas de lograr que nosotros y nuestro equipo disfrutemos de este equilibrio. Podemos implementar programas para trabajar algunos días de la semana de manera remota, lo cual puede aumentar el tiempo que cada quien dispone para compartir con la familia.
Podemos establecer ciertas metas para que quienes las cumplan puedan tomarse una mañana o una tarde libre, o incluso todo un día. Esta clase de motivación, en muchos casos, es más valiosa que una bonificación económica, ya que tiene un impacto directo en la calidad de vida de nuestros colaboradores.
Otra forma de conseguir un alto compromiso de nuestro equipo con la ejecución es ayudar a nuestros colaboradores a definir su plan de vida y ofrecerles nuestro apoyo para que alcancen sus metas y objetivos. Yo llamo a esto visión compartida. Básicamente, si estamos pidiendo a nuestros colaboradores que nos ayuden a lograr nuestras metas y objetivos, sería apenas lógico que les ofreciéramos lo mismo a ellos. Debemos documentar este plan de cada empleado y hacer un seguimiento permanente a su ejecución. Esto va a demostrar coherencia y reciprocidad, ya que estamos tan comprometidos con su bienestar como esperamos que ellos lo estén con el nuestro.
Debemos asegurarnos de que nuestros procesos estén sincronizados con nuestros planes de ejecución y con nuestros recursos
De manera consciente o inconsciente, todos tenemos procesos en nuestra vida, en nuestros proyectos, empresas o emprendimientos. Una de las principales ventajas de identificar nuestros procesos es poder analizar cuáles no nos aportan, y si nos generan problemas y costos innecesarios. Así mismo, es clave identificar cuáles son los procesos más importantes, esto es, los que más generan valor a nuestros clientes y a nuestra empresa.
Una vez que hemos identificado estos procesos generadores de valor, debemos entender de manera detallada cada proceso, analizar formas de optimizarlos en materia de tiempo y de costos y no pensar solamente en términos de áreas funcionales sino de procesos que, frecuentemente, involucran tareas de dos o más áreas.
El primer paso para validar nuestros procesos es comprender el objetivo que perseguimos con cada proceso y en qué forma está engranado cada objetivo en nuestra estrategia. Debemos asegurarnos de que todos los objetivos y los planes de acción de la estrategia formen parte de algún proceso y, a su vez, verificar que los procesos estén alineados con algún objetivo estratégico.
Igualmente, es clave tener muy claras las entradas de cada proceso, o de los elementos físicos (como insumos o documentos), elementos humanos o técnicos, como bases de datos u otro tipo de información. La clave está en poder definir todo lo que se requiere para poder ejecutar correctamente cada proceso, cuál es la fuente de este y quién es el responsable de suministrar cada entrada.
Como es de esperarse, al realizar o ejecutar un proceso, se obtiene un resultado que llamamos salida. Estas salidas pueden ser elementos físicos, como insumos o productos, o pueden ser servicios, información u otro tipo de resultado. Tener claras estas entradas y salidas nos va a permitir evaluar qué tanto valor aporta y cuánto nos cuesta cada proceso.
Ahora debemos definir los componentes de cada proceso, que son (normalmente) el diagrama del proceso, las herramientas necesarias, las personas que lo realizan y los insumos que se requieren. Suena algo enredado, pero en realidad es muy lógico. El diagrama es la forma en la que se ejecutan secuencialmente las tareas, teniendo en cuenta posibles resultados de cada tarea. Las herramientas son cualquier cosa que las personas encargadas necesitan para llevar a cabo cada tarea y los insumos, todo lo que se requiere tener previamente para poder ejecutar el proceso.
Por último, debemos documentar cada proceso. La idea es que cuando haya que remplazar a alguien, temporal o definitivamente, quien lo remplace tenga toda la información que requiera para poder ejecutar las tareas de cada proceso en el que deba participar. Si hacemos una analogía, una función es lo que debemos hacer, mientras un proceso es cómo debemos hacerlo.
Si bien, como todo, los procesos son siempre susceptibles de mejora, es muy importante estandarizar la manera en que hacemos las cosas, lo que debería permitirnos estandarizar la calidad de nuestros productos y servicios. Muchas empresas ofrecen algunas motivaciones a los empleados que encuentran formas de mejorar procesos para incrementar el valor que se da a los clientes o para reducir costos de un proceso, sin afectar su resultado.
El mayor reto de gerenciar es lograr que las cosas se hagan
En este punto, el reto es que todos los procesos establecidos para cada plan de acción y objetivo se realicen en el momento indicado, de la forma en la que se deben hacer y que den los resultados esperados. En otras palabras, debemos asegurarnos de que cada uno haga lo que le corresponde.
Es muy probable que, si seguimos todos los pasos anteriores, ya cada integrante de nuestro equipo sepa lo que la empresa espera de él, tenga el perfil indicado para realizar sus tareas, sienta gusto por su trabajo, entienda cómo engrana su cargo dentro de la estrategia de la empresa y se sienta muy motivado para ejecutar sus tareas con gran compromiso.
Como sabemos, un reto muy grande en cualquier proyecto o empresa es que dependemos de los cambios de ánimo nuestros y de los miembros de nuestro equipo, al igual que de cualquier factor interno o externo que pueda afectar estos estados de ánimo y, por ende, el ambiente laboral y los resultados que obtengamos. Nuestro trabajo como emprendedores, empresarios o gerentes consiste en monitorear constantemente todo lo que pasa en la empresa, es decir, estar al tanto de la forma en la que van avanzando los planes de acción de cada objetivo, las tareas de cada colaborador y la consecución de nuestros objetivos.
A estos temas regresaremos un poco más adelante.
